kintone（キントーン）は、ビジネス向けのクラウドベースのアプリケーションプラットフォームです。簡単かつ柔軟に業務アプリを作成・カスタマイズできる特長を持っています。その使いやすさや豊富な機能により、開発者でなくても効率的に業務プロセスを最適化できます。
この記事では、kintoneの特徴と実務での活用シーン、更にはkintoneが苦手なことを詳しく解説していきます。 kintoneを活用してビジネスプロセスを効果的に改善したり、業務アプリを効率的に構築する方法を知りたい方にとって有益な情報です。
この記事でわかること
- kintoneの特徴と機能
- kintoneで実現できることと、できないこと
- kintoneで効率化できる業務一例
こんな方に読んで欲しい記事です
- 業務プロセスを効果的に改善したい方
- kintoneが有効活用できるシーンを探している方
目次
kintoneとは
プログラミング知識なしで、簡単に業務アプリ構築ができる
kintone（キントーン）は、サイボウズ社が提供するビジネス向けクラウドサービスで、業務アプリケーションの簡単な開発とカスタマイズを可能にするプラットフォームです。
通常のシステム開発には、専門的な知識が必要となり、開発費用が高く、設計・開発に膨大な時間がかかる傾向があります。
しかし、kintoneは高度なプログラミング知識がなくても、簡単に業務アプリを構築できることが最大の特徴です。エクセルやCSVのファイル読み込みや、ドラッグ＆ドロップといった簡単な操作で、直感的かつ手軽にデータベースや業務アプリを作成することができます（つまりノンプログラミングで開発）。
kintoneでいう”アプリ”とは「”キントーンという箱”の中にあなたの仕事の数だけ追加することができる業務システム」です。※kintoneサイトより引用
つまり、顧客案件管理、交通費申請、売上管理、日報管理、プロジェクト管理など、個々の仕事に合わせた業務システムを、仕事の数だけ追加できる業務システムです。
サンプルアプリとして、数多くのアプリひな型があるので、そのまま利用する他、デザインや設定を変更して使用することができます。
kintoneが得意なこと・できること
kintone「アプリ」には、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が備わっています。
kintoneを利用することで、企業は迅速で効率的な業務プロセスを構築し、チーム全体のコラボレーションを向上させることができます。
リアルタイムなデータ共有
kintoneはインターネット経由で利用するクラウドなので、場所やデバイスに依存しない、柔軟な作業環境を提供します。
リアルタイムなデータ共有が可能で、複数のユーザーが同時にデータを閲覧・編集でき、リアルタイムな情報共有が可能です。
データの蓄積
アプリには、データを蓄積していくことができます。文字情報、ファイルの添付まで、統一したフォーマットでデータを管理できます。
アプリに溜めたデータは文字情報だけでなく、添付ファイルの中身まで検索できます。条件を絞り込んで一覧で表示する情報を変更したり、集計したグラフ化も可能です。
コミュニケーション・チャット機能
kintoneには、「スペース機能」と呼ばれる機能があります。これは、参加メンバーがチーム単位で議論したり、情報共有できる機能です。議題やテーマに沿ってスレッドを立てることも可能です。
また、スペース内での連絡に必要な情報、文書やToDoなどの管理も「スペース内アプリ」としてkintoneを活用することができます。
ゲストとの情報共有
ゲストスペースを活用することで、自社のkintoneユーザー以外の人、例えば顧客、取引先、協力会社など社外の関係者を情報共有するために招待することが可能です。
招待されたゲストユーザーは、ゲストスペース内限定で、スレッドの閲覧や投稿、アプリの利用を行えるようになります。
外部サービスとの連携
kintoneには、連携APIやプラグインが豊富に提供されています。これら拡張機能を活用すれば、手軽に外部サービスとの連携ができます。
例えば業務管理サービス・会計管理サービスなど、様々なクラウドサービスと連携し、業務をさらに効率化できます。既にお使いのシステムChatwork、freee、LINEの連携も簡単に行うことができます。
柔軟なカスタマイズ
kintoneはプラグイン機能を使って自由に機能をカスタマイズし、使いやすく改良したりすることが可能です。CSSファイルやJavaScriptのデータを読み込むことで、kintoneに独自の機能を追加できる仕組みです。
基本的な集計・グラフ機能がすぐに使える
kintoneには「データの集計」機能があり、kintoneアプリ内のデータを集計して表やグラフで表示するなどクロス集計も行えます。
表やグラフによって、視覚的に最新状況を素早く確認できるので、次の施策のヒントにつなげてビジネスチャンスを逃しません。
kintoneの使い方一例
kintone特徴を生かして、多くの業務を効率的に行うことができます。
例えば、下図のように顧客・案件管理や勤怠管理はkintoneが得意とするところで、アプリの組み合わせで比較的簡単に管理システムを構築することが可能です。
表記以外にも、脱エクセル・問合せ管理・リモートワーク管理・ファイル管理・社内管理・受発注管理・アンケート/調査・FAQなどで活用できます。
kintoneが苦手なこと・できないこと
kintoneは多機能な業務システムですが、いくつかの制限や苦手な点があります。代表的なポイントを解説していきます。
複雑な機能の実装にはプログラミング知識が必要
kintoneには数多くの実用的なアプリがありますが、ノンプログラミングで利用できる機能は、比較的基本的な機能のみとなっています。しかし、会社によっては、独特の業務フローや作業手順があることも少なくありません。
既存アプリだけではカバーが難しい自社の独特の業務フローを最適化するなら、細かい部分を調整するプログラミングが必要となります。プログラミング未経験者が、調整に必要な知識を身につけるのは時間や経験が必要となる為、あまり現実的ではありません。複雑なシステムの構築には、専門家の協力を得ることが効果的です。
複雑な計算や統計処理が苦手
kintoneで、基本的な計算や統計処理ができるものの、複雑なケースには対応できない場合があります。kintoneはビジネスアプリケーションの作成に特化しているため、高度な数学処理をサポートしていないからです。Excelで使える関数に対応していないケースも多くあります。
ただし、プラグインの活用により、ある程度複雑な計算も可能となります。ただし、特定の業務に関連する専門的な分析や特殊な業務に焦点を当てる場合は、その業務に特化した専門システムの利用が適しています。
大量データの処理が不得意
kintoneは大量のデータを検索に時間がかかりやすく、大容量データの更新が苦手です。また、グラフ表示は簡単にできますが、対象レコード数に限りがあり、グラフ種類や指標も限定的であることから、分析基盤システムとしての利用にも向いていません。
分析基盤であれば、分析基盤専用のツールやサービスなどがあるため、そちらの利用をおすすめします。単純な分析で、途中までの集計は別のツールなどで行い、kintoneに連携する形であれば分析基盤として使えるケースもあります。
メンバーが多いと利用料が負担となる
kintoneの使用料は、ユーザー数に応じた月額制となっています。社外の関係者をゲストユーザーとして招待した場合も、ゲストユーザー数に応じた費用が発生します。
使用頻度が多く、コミュニケーションが頻繁な場合は、費用以上の効果が得られるでしょう。しかし、利用者が多い業態では、月額ライセンス費用が重く負担となることもあります。
【利用者の多さが費用の観点で問題になるケース一例】
・学習塾やお稽古事運営で全生徒や保護者ごとのアカウント発行
・ECサイトにおける受発注管理にて顧客ごとへのアカウント発行
・保険代理店など数多いパートナーごとへのアカウント発行
ユーザー数の問題は外部連携サービスで解決
kintoneの月額ライセンスを節約するための方法として外部連携サービスを利用する方法があります。
Kanal-WEB（カナル・ウェブ）などのkintoneのデータを外部の利用者に共有するサービスを導入することで、kintoneのアカウント数増大による費用の問題を解決し、マイページ（会員サイト）を簡単に構築・運営することができます。
kintoneのできないをカバーするのがプラグイン・連携アプリ
API連携や、JavaScriptやCSSを用いたプラグイン、カスタマイズ機能を使えば、kintone活用範囲が広がり、 kintoneの苦手をカバーすることができます。
プラグイン・連携サービス（パッケージ製品）は、複数のJavaScriptやCSSを1つのパック、あるいはサービスとして適用できる追加プログラムのことです。例えば、既にお使いのfreee、Sansan、マネーフォワード クラウド、CloudSign、LINE、Chatworkとkintone（キントーン）を同期させ、さらに効果的に利用するためのプラグインや連携サービスが用意されています。
その他、JavaScriptやCSSなどを使用して、アプリの動作や画面を独自開発でカスタマイズ（独自開発）する方法もあります。
プラグイン導入をするか、カスタマイズ（独自開発）するかは、下図のようにそれぞれのメリットとデメリットがあるので考慮の上、検討が必要です。次の章で、詳しく説明していきます。
連携アプリ・プラグイン利用のメリットとデメリット
連携サービスや拡張機能をキントーンのプラグインとして利用できます。
外部サービス連携は、様々な既存クラウドサービスと連携し、効率的な利用ができます。
メリット
サービスの種類が充実：あらゆる業務をカバーするサービスが200種類以上用意されているので、組み合わせることでkintone活用の可能性が広がります。
プログラミング不要：設定画面から誰でも簡単にkintoneの機能を拡張できます。※一部開発者向けサービスを除く
開発期間・コストを大幅カット：パッケージ化されているので、ゼロからの開発と比べて開発期間やコストを大幅カットできます。
デメリット
特殊な業務フロー・タスクへの適応は難しい：拡張機能は一般的な業務を更に効率的にするものが多く、会社特有の業務フローや独特のタスクに対しては、適応させるのが難しいことがあります
見た目の制限が多い：機能面にフォーカスしていることが多く、見た目の自由度を上げるサービス数は少なめ
カスタマイズ（独自開発）のメリットとデメリット
JavaScriptやCSSなどを使用して、アプリの動作や画面を独自開発でカスタマイズ（独自開発）が可能です。
メリット
オーダーメイドの拡張機能：カスタマイズには、細かい動作や見た目など、自社要件に合ったオーダーメイドな機能拡張ができる
デメリット
コストが高額：専門的な知識を持った人材の確保が必要。もしくは、外部に開発業務を委託するという選択肢もあるが、費用が掛かる
開発期間が長い：ゼロから開発する場合、実用までに時間がかかることがある
kintoneのデータを外部公開できる「Kanal-WEB」とは？
Kanal-WEB（カナル・ウェブ）はkintoneと接続できる外部連携サービスです。kintoneのアカウント数増大による費用の問題を解決し、マイページ（会員サイト）を簡単に構築・運営するサービスです。
kintoneには独自のマイページ構築システムアプリはありません。それをプラグインとしてカバーするのがKanal-WEBです。会員情報の二重管理やシステム間の連携に頭を悩ませることなく、これまで蓄積してきたデータをそのまま活かしながら、会員サービスを追加できます。
会員ごとのkintoneアカウント発行は不要！データはkintoneに集約
Kanal-WEBを活用すれば、ユーザー数が多くなりがちなプロジェクトでも、クライアントごとにKanal-WEBアカウントを発行し、クライアント自身で発注や登録情報管理を行うことができます。
この時、会員ごとのkintoneアカウントは不要です。管理者のみがkintoneアカウントを発行することになります。全てのデータはkintoneに集約され、受発注管理や顧客管理を行うことができます。
Kanal-WEBで会員数の課題を解決した事例
【プロジェクト】デジタル化を促進する公共事業のプラットフォーム作り
【課題】予算の制限がある中、約千人いる関係者ごとへのkintoneアカウント発行が難しい状況でした。
【解決策】関係者はKanal-WEBを利用して各ユーザーごとのアカウント作成。アカウント内の活動データはkintoneに集約しつつも、kintoneアカウントは不要という仕組みを作りました。事務局のみがkintoneアカウントを保持することで、予算内に効率的なデジタル化したプラットフォームを構築できました。
▼事例詳細は、こちらの記事をご一読ください。
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社外メンバーとデータを共有するkintone活用には「 Kanal-WEB」を
ユーザー数多いプロジェクトでのkintone活用に頭を悩ませていたり、マイページ作成の連携システムをお考えなら、ぜひKanal-WEBをご検討ください。できるところから小さく始めて、育てていくマイページ運営をサポートしています。
また、お持ちのプロジェクトに対して、どのようにkintoneを活用したアプローチが可能かお悩みの方も、幅広くご相談を承っていいますので、まずはお気軽にご相談ください。
