kintoneのゲストスペースに興味があるけれど、仕組みや何ができるのかわからない方は、多いのでないでしょうか。
この記事では、kintoneのゲストスペースで可能となること・利用メリットの他、できないこと・デメリットを説明します。ゲストスペースの活用で、kintoneの用途がより広がります。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
【こんな方に読んで頂きたい記事です】
- 社外の関係者と効率的かつ安全にコミュニケーションや情報共有をしたいと考えている方
- kintoneを活用した業務効率向上のオプションを知っておきたい方
kintoneのゲストスペースとは？
社外の関係者を「ゲスト」として招待し、kintoneでやり取り
kintone上での作業を、自社の社員だけでなく社外のパートナーやクライアントとも情報共有しつつ進めたい場合には、自社のkintoneユーザー以外の人を「ゲストスペース」に「ゲスト」として招待をすることで、社内の環境と分離し、社外秘の情報が漏れることなく安全に情報共有を行えます。ゲストユーザーは、ゲストスペース内に限り、スレッドの閲覧や投稿、スペース内アプリの利用ができます。
【参考情報】kintone 公式「ゲストスペース・ゲストユーザーとは」
ゲストスペース活用方法の一例
- 開発案件の予算申請・承認
- 共同セミナーのアンケート結果共有
- 共同プロジェクトにおける最新情報・資料の共有
- 外部スタッフとのスケジュール共有
ゲストスペースの仕組み
ゲストスペースに招待されたゲストは、招待メールからkintoneにアクセスし、ゲストアカウントを作成できます。 ゲストスペースに招待されたユーザーを「ゲストユーザー」と呼びます。
ゲストユーザーは、招待されたスペースと、そのスペース内のアプリだけにアクセスできます。 そのほかのデータは閲覧できません。
社外とのやりとりに「ゲストスペース」がおすすめな理由（メリット）
社内外の人と効率よくコミュニケーションが取れる
社内と社外でコミュニケーション方法やツールが分断されていると、情報管理が複雑化し漏れやミスが起こりやすくなります。kintoneのゲストスペースを使えば、企業間のバラバラなやりとりを一元化できます。1つの画面で情報管理や情報共有ができるので、業務効率化が実現できます。
1対1のコミュニケーションによる情報の属人化や連絡もれをなくし、異動などで担当者が変わった場合でも、過去のやりとりをゲストスペース内で確認できるので、円滑な引き継ぎが可能です。
閲覧情報を制限できる
社内向けの情報と社外向けの情報は、異なることが多いです。ゲストユーザーはゲストスペース内の情報しか閲覧できないため、システム内の機密情報を守りながらコミュニケーションが取れます。
また、ゲストユーザーは他者のスレッドの削除や編集ができないため、情報の質を維持した管理できます。
社外コミュニケーションを可視化できる
電話や個人メールの場合は、社外とのコミュニケーションが可視化できず、外部とのやり取りが確認できません。ゲストスペースなら、社外とのやり取りをスレッド内に残し、コミュニケーションを可視化できます。メンバーなら誰でもやり取りに目を通せるため、共通認識として理解できます
ゲストユーザー利用における問題点（デメリット）
費用がかかる
ゲストユーザーは1名ごとに追加のライセンス費用が発生します。公開したい外部のメンバーが多い場合高額なライセンス費用が必要になってきます。
また、ゲストユーザーのコース（ライト・スタンダード） 及び 契約区分（月額・年額）は、キントーン自体の契約と同一にする必要があります。
ゲストスペースを跨いだデータ参照ができない
ゲストユーザーは「ゲストスペース」として作成されたスペースの中の情報のみ閲覧可能です。ゲストスペースを超えて、社内の別アプリを参照したり、ルックアップすることはできません。ゲストスペース内で参照・ルックアップしたい場合は、同じゲストスペース内に参照元アプリを作成する必要があります。
「ゲストスペース」は通常のスペースを作るときと同じように、「ゲストスペースを作成」から作成します。ゲストスペースではないスペースを、後からゲストスペースに変更できません。
ゲストスペースを跨いだ参照ができない点は、セキュリティの面では利点でありますが、機能制約が多く手間がかかるというデメリットがあります。
ゲストごとの権限設定が煩雑で面倒
ゲストスペースではグループ（ロール）が利用できません。グループ（ロール）はAdministratorsとEveryoneのみとなり、組織は使えません。
そもそも、ゲストスペースは社外関係者に不必要な情報が渡らないように、特にアクセス権で入力・表示制御を厳密に行いたい場です。しかし、「ゲスト以外の全員に通知」したい場合などは、グループ指定できないので一人づつ設定が必要となります。ゲストユーザーが多かったり、入れ替わりが頻繁な場合、そのたびに個人設定するのは、かなり面倒な作業です。
また、個人指定で設定した場合は、異動で担当が変わる時に、アプリ修正が必要となります。手間がかかるだけではなく、設定漏れの可能性も懸念されます。
見た目がkintoneそのままなので、顧客向けに利用しにくい
kintoneのゲストスペースはkintoneの機能を外部に共有する目的の機能であるため、見た目はkintoneそのままです。自社のブランドイメージにあわせた画面や使いやすい操作感にすることが難しいため、顧客向けに情報共有したい場合には適していません。
また、ゲストスペースでは他に利用しているゲストの情報が閲覧できてしまうため、他の顧客の情報を見せたくない場合には、そもそも利用できません。
Webサイトと同じ操作感で、大規模ユーザにも対応できる「Kanal-WEB」
当社ビットリバーの「Kanal-WEB」は、Webサイトと同じ操作感でお使いいただける会員サイトを構築できます。また、利用者数による金額の変動がないため、大規模ユーザーをお持ちの組織でもアカウント数を気にすることなくスタートできます。
kintoneに入力されたデータを外部と共有できるという点はゲストスペースと同じです。お客様やパートナーに対して、マイページアカウントを付与することで、会員レベルに応じた情報シェアや、機能制限を簡単に設定することが可能です。
kintoneの延長ではなく、会員専用のサービスをご活用いただくことでブランドイメージの強化にも繋がります。
Kanal-WEBの特徴
通常のWEBサイトと同様の操作感を実現
Kanal-WEBは、普段お使いのWebサイトと同様のビジュアルと操作感を提供することにこだわったサービスです。コーポレートサイトと並べた場合も遜色ないブランドイメージにあった会員サイトをご利用いただけます。
ゲストユーザーごとのkintoneアカウント発行（費用発生）が不要
kintoneのゲストユーザーライセンス費用と比較すると、Kanal-WEBを利用した方が安価になる傾向があります。
Kanal-WEBの費用はユーザー数と関係ないので、ユーザーが増えても予算の心配がありません。特にゲストユーザー数が多くなるほど、費用の面で効果性が高くなっています。
「Kanal-WEB」導入事例
デザイン性高いBtoB会員サイトを短期間で構築
【クライアント】ミラタップ様（旧サンワカンパニー）
【プロジェクト】パートナー（加盟工務店様）向けに、販促ツールを提供する会員サイト構築
【課題】パートナー（加盟工務店）向けに設計研修・セミナー実施の他、施工事例や画像素材、SNSでも使える動画素材など、販促ツールの提供も行っている。これらの情報はDropboxで共有、連絡はメールを使用していたが、手間がかかり、パートナーが最新情報に簡単にアクセスできる仕組みがなかった。
また、同社のお客様・パートナー様はデザインを大切にされる方が多いが、ブランドイメージと使用ツールのデザイン性ミスマッチを感じていた。
【解決策】Kanal-WEBを利用した会員サイトを導入したことで、運営側においてはお客様への連絡に要していた時間が格段に減少。
パートナー（加盟工務店）様においては、PCに限らず様々なディバイスより、検索のストレスなく、必要な情報が整理された状態ですぐにアクセスできるので、受け取った情報をより効果的に使用できるようになった。
また、デザイン性を重視する当社のブランドイメージとマッチした、スタイリッシュさを備えた見た目の会員ページを構築できた。
▼事例詳細は、こちらの記事をご一読ください。
【関連記事】 kintone × Kanal-WEB 導入事例 デザイン性が高いパートナー向け会員サイトを短期間で構築｜ミラタップ様（旧サンワカンパニー）
公共事業にて、関係者との共同作業を「Kanal-WEB」で効果的に
【クライアント】株式会社アンカー様
【プロジェクト】デジタル化を促進する公共事業のプラットフォーム作り
【課題】予算の制限がある中、約千人いる関係者ごとへのkintoneアカウント発行が難しい状況でした。さらに異なる権限とタスクを持つ関係者のグループが複数存在していたので、kintone上での管理設定が複雑な状況でした。
【解決策】関係者はKanal-WEBを利用して各ユーザーごとのアカウント作成。アカウント内の活動データはkintoneに集約しつつも、kintoneアカウントは不要という仕組みを作りました。事務局のみがkintoneアカウントを保持することで、予算内に効率的なデジタル化したプラットフォームを構築できました。
さらに、Kanal-WEB上で一括でグループ設定できるので、権限やタスクが異なる関係者もグループ分けや、メンバー入れ替えなどを簡単に行うことができました。
▼事例詳細は、こちらの記事をご一読ください。
【関連記事】 kintone × Kanal-WEB 導入事例 【BtoB】会員数の課題を解決！企業マッチング会員サイト | 株式会社アンカー様
まとめ
多くの企業は、自社だけでなく管理会社や協力業者や外部委託者と連携して業務を進めているのではないでしょうか。しかし、その度にメール･電話等でバラバラに情報共有を行っていると、やり取りのたびに手間がかかってしまいます。
「エクセルでの情報管理」「バラバラのやり取り」に課題を感じている企業様は、ぜひkintoneの導入をご検討ください。無料でのご相談も承っております
